Les pratiques de emailing sont contemporaines de l'explosion des boites mails à usage privées, professionnelles ou associatives. Afin d'éviter l'afflux de courrier non sollicité qui risque de saturer les capacités de stockage des messageries, les administrateurs configurent leurs réseaux pour rejeter certains courriers dont le caractère invasif a tout du spamming.

Ce sont ces éléments qu'il faut garder à l'esprit pour organiser ses campagnes d'emailing. Des outils très élaborés permettent à l'utilisateur néophyte de gérer en toute sécurité des dizaines de milliers d'adresses e-mail, d'en extraire des listes spécifiques classées par catégories socio-professionnelles ou autres, d'associer à chacune de ces listes des documents différents, tant du point de vue de la finalité (offres promotionnelles, invitation-découvertes, événementiels, bulletins d'actualités, nouvelles parutions ou collections, éditoriaux, programmes et lettres d'abonnement), que de celui du rendu des formats (texte brut, HTML, FLASH, PDF...)

A la fois outil de communication et relais de la force de vente, les utilitaires de newsletters déployés sur le réseau ont également la faculté de fonctionner en mode délocalisé et d'accompagner les décideurs dans leur déplacements : une faculté mise à profit lorsqu'il faut envoyer une plaquette à un réseaux de concessionnaires à l'aide de son seul portable.